Como acelerar a transformação digital do seu hotel

A digitalização provou ser uma das respostas mais populares à atual crise económica e de saúde. Para manter o negócio a funcionar, todos nos adaptámos às novas políticas de teletrabalho, reuniões remotas e tratamento remoto de processos internos. 

Mesmo as empresas mais conservadoras foram forçadas a evoluir e modernizar os seus fluxos de trabalho para se acomodar a  essa realidade.

Agora que estamos a retornar progressivamente à vida normal, mas  bem cientes da alta probabilidade de uma segunda onda de restrições, que novamente interromperia as atividades comerciais. 

Se não quisermos ser apanhados de surpresa novamente e apenas  adaptar-nos às circunstâncias, é melhor tomarmos a iniciativa de promover nossa transformação digital o mais rápido possível.

Comece por identificando os pontos fracos e defina os objetivos  Graças à experiência ímpar da pandemia, provavelmente já tem muitas informações sobre processos, departamentos ou sistemas informáticos que atrapalharam ou até mesmo complicaram a atividade diária durante o lockdown, ou seja, precisamos de digitalizarmos com urgência.  Ao recolher feedback dos seus colegas de trabalho e analisar tendências dos KPI internos, pode identificar áreas específicas que precisam de melhorias.  Essa tomada de requisitos é a chave para definir adequadamente os objetivos que a empresa precisa atingir durante a sua transformação digital.  Sinta-se à vontade para criar a sua lista de desejos detalhada com todas as alterações que pretende fazer. Lembre-se de levar em consideração alguns aspetos que são considerados pontos fracos e portanto podem ser melhorados, quais são as limitações que podem ser encontradas na implementação de melhorias, bem como as dependências que existem entre as diferentes mudanças desejadas. 

Esta metodologia permitirá que tenha uma ideia mais clara da sua situação atual em relação à digitalização e facilitará o estabelecimento de prioridades e fases entre seus objetivos. Vamos enfrentá-lo e isso está longe de ser um trabalho para um só homem.

Ter todas as partes interessadas desde o primeiro momento

Qualquer contribuição tecnológica deve atender a um propósito específico e beneficiar um público específico. Nem todas as melhorias podem ser propriedade de todos, mas todos os beneficiários diretos devem participar do processo desde o primeiro dia, a fim de projetar a solução de que precisam juntos e de forma adequada.

Isso significa que uma iniciativa de transformação digital pode ser dirigida por um único departamento, ou mesmo pela mão de uma única pessoa, porém, é necessário coordenar todos os stakeholders desde o início e em todos os momentos. Dependendo da natureza da atualização, pode precisar contar com o departamento de Recursos Humanos, por exemplo, ou com os funcionários que falam alemão ou com um fornecedor terceirizado para atendimento ao cliente. Ao garantir que todos estão alinhados e com um objetivo comum,  fará com que cada um se sinta considerado e útil, o que lhe garante a vontade de adotar a nova tecnologia que  definirão juntos o mais rápido possível.

Longe de ser anedótica, a adoção interna de uma tecnologia é na verdade um indicador chave do sucesso para a sua transformação digital. A implantação ou evolução de recursos tecnológicos só faz sentido se os funcionários realmente tirarem proveito dela, ou seja, se a melhoria introduzida conseguir facilitar a sua vida e promover a sua produtividade.

Nunca é cedo demais para envolver TI, Segurança e Conformidade

Quando se trata de inovação tecnológica, nunca é cedo demais para envolver TI, Segurança e Conformidade. Têm o poder de autorizar ou interromper uma iniciativa e também a responsabilidade de garantir que a abordagem dada aos melhoramentos digitais esteja em conformidade com as políticas internas da empresa.

Podem não apenas ajudar a validar a abordagem geral, mas também levantar algumas questões complicadas sobre a arquitetura técnica a ser implementada. Algumas  preocupações comuns têm a ver com as vantagens e desvantagens de uma assinatura SaaS em comparação com uma instalação local, com o tráfego via VPN versus o protocolo https ou com hospedagem e manutenção de middleware, webhooks e assim por diante.

Outra variável a que deve estar atento é a disponibilidade de recursos internos e especializados para apoiá-lo na implementação dessas melhorias. Nem é preciso dizer que, quando se trata de ser rápido e eficiente na digitalização do seu negócio, alguns desses problemas podem determinar a viabilidade de uma iniciativa. Por exemplo, se a sua intenção é adotar uma ferramenta de notificação por segmento integrada ao CRM, mas  precisa ter uma instalação local e não tem recursos internos, a sua iniciativa pode ser praticamente inviável.

Crie a sua própria estrutura de desenvolvimento personalizada e aumente-a  Nesta fase, já identificou os diferentes aspetos que pretende digitalizar, os fornecedores que o podem ajudar no processo, bem como as estratégias de TI e Segurança que se enquadram nas políticas internas da empresa. O seu foco agora deve ser a criação da sua própria estrutura de desenvolvimento para incorporar os aplicativos relevantes. Pense nele como o seu próprio mapa de funcionalidades tecnológicas e personalizadas onde cada uma cumpre um propósito específico e ao mesmo tempo tem a capacidade de comunicar e interagir com as outras. Tente aplicar este sistema ao maior número de serviços possível.  Por exemplo, não desperdice recursos na criação de um aplicativo interno para os funcionários procurarem e solicitarem formação, se puderem integrar um chatbot turnkey, alimentado com as informações desejadas, e também preparado para entender a linguagem natural e oferecer uma experiência ao usuário conversacional. 

Além da agilidade para replicar a mesma infraestrutura técnica para todos os componentes da transformação digital, projetar a sua própria estrutura de desenvolvimento também permite adicionar ou remover componentes da estrutura conforme necessário. Desta forma, você não cria dependências com os seus fornecedores e tem espaço para incluir melhorias adicionais a curto, médio ou longo prazo. A abordagem geral do seu processo de digitalização consiste, portanto, num quebra-cabeça de várias peças que pode crescer ou se contrair no ritmo das necessidades e possibilidades de sua empresa.