Como aplicar uma estratégia de Business Intelligence na área das Compras

Hoje não há dúvida das enormes capacidades das soluções tecnológicas existentes no mercado em qualquer área da administração hoteleira. Do revenue management  à gestão de canal  através da sinalização digital, para citar apenas alguns.

A transformação digital de um hotel não é mais uma questão de abordá-la ou não, mas sim quando e como.

Nesse sentido, a área de compras não deve escapar ao progresso da digitalização. No entanto, não é fácil implementar uma estratégia digital quando os programas de gerstão tradicionais não são capazes de fornecer a flexibilidade necessária para evoluir em direção a novas necessidades.

Uma das principais soluções que pode proporcionar um grande benefício em termos económicos para a área de Compras são as ferramentas de Business Intelligence (BI). As possibilidades de analisar os dados de compra de forma eficiente e com resultados imediatos são quase ilimitadas. Aqui estão alguns exemplos de tipos de análise que podem ser executados de uma maneira realmente simples:

• Monitorização de rastreamento de orçamento com análise de desvio de acordo com a família de produtos.
• Criação e monitorrização de KPIs de compras, para determinar se a sua evolução responde à evolução do negócio ou se é outro problema.
• Racionalização de produtos para aumentar a concentração de compra e melhorar o poder de negociação.
• Benchmark de hotéis para identificar as melhores práticas e compartilhá-las rapidamente em toda a organização.
• Análise fácil e intuitiva por países, regiões, tipos de hotéis. As informações podem ser segmentadas facilmente para que as conclusões sejam quase imediatas.
• Monitorização do ROI dos investimentos realizados.
• Monitorizar a evolução em conformidade com os objetivos de sustentabilidade estabelecidos pela organização, analisando o impacto no custo e na satisfação do cliente.

E assim poderíamos continuar a identificar oportunidades, porque quanto mais trabalhamos com essas soluções, mais perguntas fazemos para novas respostas.

Para concluir com êxito uma estratégia de Business Intelligence na área de Compras, as etapas a seguir são simples:

1. Identifique os principais parametros de análise para criar os KPIs que facilitarão a análise.
2. Identifique a fonte de dados e como eles serão alimentados repetidamente no sistema. Nesse sentido, em muitas ocasiões, é mais fácil solicitar informações de fornecedores (que sempre desejam fornecer serviço e valor aos seus produtos) do que solicitá-las na área interna de TI, que geralmente possui projetos de grande escala e poucos recursos disponíveis. para esses tipos de projetos
3. Identifique uma solução de BI simples e intuitiva de manipular. Se começarmos com ferramentas complexas, o projeto poderá morrer antes de começar com as necessidades de programação que o software precisará e também o custo será muito alto.
4. Essa ferramenta deve ser capaz de trabalhar com várias fontes de dados, pois nem todas as informações geralmente estão em num único sistema. Além disso, o poder da análise é multiplicado à medida que mais fontes de dados de origem diferente são adicionadas.
5. O parceiro que fornece a solução de BI deve facilitar não apenas a definição do projeto e sua implementação, mas também seu uso efetivo. Em muitos casos, o potencial do software não é explorado devido à falta de tempo para aprender como ele funciona. Nesse sentido, o treinoé fundamental.

Como existem muitas soluções no mercado de Business Intelligence, é importante realizar uma boa análise preliminar para encontrar a melhor solução. Existem soluções que permitem autonomia suficiente no desenvolvimento de painéis (Power BI ou Tableau, por exemplo). Embora essas ferramentas permitam um desenvolvimento sem programação, não precisam de pessoal especializado no tratamento dos dados e na configuração do sistema para obter o conhecimento que os dados ocultam. Por sua vez, existem outras ferramentas, como o Orbita Dashboard, que oferecem soluções prontas para uso. O processo de criação dos painéis neste caso é 100% assistido. Desde a identificação dos KPIs, a identificação das fontes de dados, a sua preparação e tratamento para a operação e o design final dos painéis, ajustando-os às necessidades específicas de cada negócio. Também é importante considerar a manutenção de painéis, pois o carregamento recorrente de dados é outro processo que requer uma certa disciplina e um esforço contínuo. E, nesse sentido, o Orbita Dashboard também oferece suporte contínuo para facilitar esse processo.

Atualmente, é muito fácil lançar uma solução de Business Intelligence na área de compras dos hotéis, obtendo benefícios importantes que rapidamente têm um retorno muito positivo para a organização.

Autor:

Francisco Muñoz, CEO da Orbita- Cloud.com, empresa especializada em Business Intelligence www.orbitacloud.com