Como criar planos de emergência para o seu hotel?

Mas como devemos criar esses planos de emergência? Indiana Lee publicou no eHotelier um guia para poder desenvolver de forma meticulosa estes planos que se revelaram tão importantes.

Quais são os riscos do meu hotel?

Em primeiro lugar, o mais importante é entender os riscos que o hotel enfrenta. É importante realizar uma avaliação exaustiva dos riscos físicos, financeiros e de segurança a que a empresa está exposta. O nosso hotel está exposto a possíveis desastres naturais devido à sua localização?

Devem também ser tidos em conta os riscos associados a outras situações de emergência, tais como limitações de acesso aos serviços de emergência ou dificuldades na evacuação do edifício. Atualmente, os riscos digitais, como a cibercriminalidade e a perturbação digital, também devem fazer parte da avaliação dos riscos.

No nosso plano de risco temos também de ter em conta outros fatores. Por exemplo, a localização do nosso hotel pode limitar a capacidade de atuação dos serviços de emergência? Existem elementos do projeto do nosso alojamento que dificultem a possível evacuação? Sem dúvida, analisar esses possíveis riscos é importante ao projetar um plano de emergência.

Trabalhar em planos de emergência com todos os departamentos

Cada departamento tem seu próprio conhecimento e perspetiva sobre como diferentes tipos de emergências podem afetar suas áreas, por isso é fundamental envolver toda a equipe no processo de planejamento. O pessoal de cada área é provavelmente aquele que melhor o conhece e pode contribuir com talento e conhecimento para este plano de emergência.

Por isso, é essencial organizar uma reunião com o pessoal-chave de cada departamento. Desde o serviço de catering ao pessoal da cozinha, passando pela receção e pelas equipas de marketing, administração ou portaria. Todos são relevantes na hora de desenhar um plano de emergência com garantias de sucesso.

E se todos os funcionários puderem participar, melhor do que se apenas os chefes ou diretores de cada área o fizerem. Porque, quando há uma emergência, todo o pessoal deve ter o plano de ação muito internalizado.

Comunicar medidas e formar pessoal

Uma vez analisados os riscos e desenvolvido o plano com as equipas, o mais importante é comunicar eficazmente o plano a todos os colaboradores. Além disso, o plano deve ser de fácil compreensão, por isso é importante escrever todas as instruções em linguagem simples e incorporar diagramas que simplifiquem a sua implementação. Além disso, os planos de emergência devem ser em formato físico e digital.

E, acima de tudo, é essencial combinar estes planos de emergência com o investimento nos recursos necessários para reforçar a sua eficácia.

Em resumo, a qualquer momento pode surgir uma emergência no nosso hotel e, normalmente, está fora do nosso controlo poder evitá-la. No entanto, é nossa responsabilidade ter planos abrangentes de emergência ou evacuação disponíveis para todos os trabalhadores do hotel. Se a equipa souber agir numa emergência, será muito mais fácil recuperar das suas consequências.