Otimizar o processo de check-in, como torná-lo mais confortável para hóspedes e funcionários?

É importante que este processo seja confortável para os viajantes, mas também para os colaboradores, pois deles depende a qualidade deste acolhimento.

Neste artigo propomos algumas ideias para melhorar o processo de check-in no seu alojamento turístico: ideias para que os hóspedes tenham uma primeira receção confortável e a equipa de funcionários possa trabalhar de forma mais eficiente.

Porque é importante melhorar o processo de check-in?

O check-in representa para o hóspede a autêntica chegada ao destino, uma vez que o estabelecimento é o local onde pode desembarcar e instalar-se definitivamente antes de iniciar a viagem. Por isso é fundamental que este processo seja prazeroso.

Se o processo de check-in for lento ou problemático, estes hóspedes provavelmente não voltarão a escolher o hotel para a sua próxima estadia no mesmo destino.

Outra questão importante, para a qual vale a pena investir na melhoria deste processo de receção, são os colaboradores do hotel: um processo de check-in eficiente permite à equipa atender os hóspedes de forma eficiente, evitando esperas e insatisfações por parte dos clientes e tornando assim o seu dia mais agradável.

Que formas de check-in pode um hotel oferecer?

Existem diferentes tipos de processos de check-in, cada um com as suas vantagens e desvantagens. Abaixo, apresentamos alguns dos mais comuns:

Faça o check-in pessoalmente

Este é o processo de check-in mais tradicional e implica a deslocação dos hóspedes à receção do hotel para se registarem e recolherem as chaves do alojamento.

Pode tornar-se um processo lento se houver muitos convidados à espera ou se a equipa da receção estiver ocupada a tratar de outras tarefas. No entanto, tem a vantagem de os hóspedes poderem colocar questões diretamente ao pessoal e receber aconselhamento personalizado sobre o hotel e a zona.

Embora seja um modelo de registo tradicional que muitos hotéis estão a descartar gradualmente, não deixa de ser uma forma de hospitalidade muito valorizada pelos hóspedes desde que realizada de forma ágil.

Por isso esta forma de check-in começou a migrar para um formato de check-in expresso, mais ágil do que a opção de registo presencial na receção por se tratar de uma entrega de chaves simples e rápida.

A sua desvantagem, por outro lado, é que não facilita aos hóspedes a recolha de sugestões, referências ou recomendações da área por parte dos funcionários do hotel.

Check-in remoto

O check-in online e remoto é um processo cada vez mais comum no alojamento turístico moderno. Consiste em que os hóspedes possam fazer o check-in através do telemóvel ou através do próprio site do hotel.

Este processo é muito cómodo para os hóspedes, pois facilita o check-in a partir de qualquer lugar e a qualquer hora, poupando-lhes obviamente qualquer tipo de espera.

Além disso, o check-in remoto também traz vantagens para os funcionários do hotel, pois reduz a quantidade de trabalho na receção e permite uma melhor organização para se dedicarem a outras tarefas importantes.

Check-in automático

O check-in automatizado funciona normalmente através de uma aplicação móvel e também pode ajudar a agilizar o processo de check-in e a reduzir a necessidade de pessoal humano.

Esta forma de inscrição combina características do check-in remoto e do check-in expresso: conforto, rapidez e independência no acesso ao alojamento.

Além disso, muitos hotéis incluem máquinas de acesso para o check-in na receção, sem necessidade de recurso a funcionários e como alternativa ao check-in móvel. Estes softwares de entrada oferecem frequentemente recomendações e guias da região para o viajante.

Como melhorar o processo de check-in num alojamento turístico

Tendo em conta todas as alternativas, está na hora de decidir. Aqui estão algumas ideias para facilitar o processo de check-in para os hóspedes e funcionários do hotel:

  • Check-in online ou automatizado. De entre todas as opções, posiciona-se como a forma de registo mais valorizada pelos viajantes, pois é uma forma de receção ágil que permite reduzir o tempo que os hóspedes passam à espera na receção para fazer o check-in.

  • Preparar e agendar o processo de receção. Antes da sua chegada, pedir aos hóspedes que forneçam determinadas informações, como o número do passaporte ou informações de pagamento, tornará o processo de check-in muito mais rápido e tranquilo. Isto pode ajudar a evitar atrasos desnecessários.

• Assistência personalizada. Caso o hotel disponha de pessoal suficiente, poderá ser interessante oferecer um atendimento personalizado aos hóspedes que o solicitem. Assim, é possível aliar um formulário de registo online ou automatizado para quem prioriza a rapidez, junto do serviço de atendimento para, por exemplo, ajudar com bagagens ou recomendações turísticas sobre a região.

Autor: Alicia Ruiz, TecnoHotel Espanha - aruiz@peldano.com

Foto: Unsplash/CCO Public Domain