SOS: Preciso de um PMS

Gostaria de poder dizer que a situação mudou, mas infelizmente há certos tipo PMS…  O meu cérebro entra em curto-circuito lembrando-se de todo o tipo de situações, amigos, não estou a falar de anos atrás, mas há algumas semanas ou, melhor, dias para ser honesta.

Entre todas as decisões importantes que um responsável por qualquer tipo de alojamento turístico deve tomar, está a aquisição do PMS certo, de acordo com as necessidades do presente, mas também das do futuro. Sabemos que não é tarefa fácil!

O PMS é vital na recolha de dados e na tomada de decisões. Ajuda-nos também a simplificar e a reduzir custos. Por isso, temos de ter em mente estes potenciais benefícios para tomar a melhor decisão na escolha de uma nova plataforma tecnológica. De facto, muitas vezes, focamo-nos em questões importantes como o pessoal, fornecedores, decoração, custos e mais custos e, ao longo do caminho, esquecemos a ferramenta fundamental do nosso dia-a-dia: o referido PMS.

O que é um PMS?

PMS ((Property Management System)) ou Sistema Operativo de Gestão é um software utilizado para automatizar as principais funções no funcionamento do alojamento, que afeta todos os departamentos desde reservas, receção, gestão de crédito, vendas, marketing, manutenção, pisos, lounges e bancos, entre outros.

O PMS é vital na recolha de dados e na tomada de decisões. Ajuda-nos também a simplificar as operações e a reduzir custos. Por isso, temos de ter em mente estes potenciais benefícios para tomar a melhor decisão na escolha de uma nova plataforma tecnológica. De facto, muitas vezes, focamo-nos em questões importantes como o pessoal, fornecedores, decoração, custos e mais custos e, ao longo do caminho, esquecemos a ferramenta fundamental do nosso dia-a-dia: o referido PMS.

Graças a Deus, atualmente existem muitos PMS no mercado e muitos dados para levar em conta para investir no mais adequado.

Sem ir mais longe, podemos afirmar que o PMS é a base de uma casa. Eu sei, é uma analogia complexa, mas espero que sirva para explicar de uma forma mais direta porque é relevante investir no software correto. Voltando à minha analogia, que casa vamos construir com uma fundações de baixa qualidade? A casa pode ser muito bonita, mas por quanto tempo ela ficará de pé?

Quanto dinheiro devemos investir para que não entre em colapso? A compra de um PMS é um investimento futuro que, embora envolva um grande dispêndio financeiro, é vital para todos os tipos de alojamento. Não importa a dimensão, você precisa disso. Um Excel falha em muitas coisas, também significa gastar muito tempo com ele. Mais do que você imagina e, lembre-se, tempo é dinheiro.

Pela minha experiência, um bom software deve ser simples, muito intuitivo, modular, acessível de qualquer lugar ou com qualquer tipo de dispositivo, ou o que é o mesmo, responsivo. Além disso, deve ter conectividade com outros softwares complementares.

12 perguntas para responder antes de investir num bom PMS

Se está incentivado a investir no seu negócio, estas são as perguntas que se devem fazer antes de investir num PMS:

• É adaptável ao modelo da minha acomodação? Ooferece um painel personalizável?

• Tem conectividade ou integração com ferramentas externas?

• Tem módulos expansíveis?

• Gravador de chave magnética? Leitores de documentos?

• Em  sistema cloud ou instalado num Computador?

• Serviço 24 horas por dia, 7 dias por semana?

• Que tipos de relatórios e relatórios  fornece? Queremos analisar tudo e para isso precisamos de um bom PMS que nos forneça todas as informações.

• Que áreas cobre? Booking, pisos, manutenção, gestão de crédito, restaurante ...?

• Multi dispositivos? Multi usuário? 

• Tem um PDV?

• Serviço de email marketing aplicado? 

• Tm um mecanismo de reservas?

Isso me dá para outro artigo.

Deixo-vos apenas algumas das muitas questões que devemos levar em consideração antes de fazer este investimento. Eu sei, parece loucura, mas devemos considerar muitos fatores antes de tomar essa decisão, que afetará todos os departamentos de nossa hospedagem.

Não tenhamos dúvidas: precisamos de um PMS correto, pois ele armazena "todas as informações passadas, presentes e futuras do nosso negócio" e ajudar-nos-á  na correta tomada de decisão que se traduzirá nesses ansiados lucros.

Em suma, a indústria hoteleira  tem ao seu dispor grandes empresas especializadas neste tipo de software. Devemos aproveitar todos os recursos que a tecnologia nos traz. Por isso, aposte no seu conhecimento e experiência no setor para comparar os diferentes PMS do mercado e escolher o que mais se adapta às suas necessidades.

Agora só temos que cruzar os dedos com força e perguntar às estrelas qual a escolha escolha foi a certa.

Isto é tudo amigos!

Sobre o autor: Paloma Cambero possui uma vasta experiência no setor do turismo e nos seus diversos modelos de negócio. palomacambero@yahoo.es